Viele produzierende Unternehmen stehen irgendwann vor derselben Frage: Soll die Abfüllung weiterhin intern laufen oder ist es sinnvoller, sie auszulagern? Die Antwort hängt von mehr Faktoren ab, als es auf den ersten Blick scheint. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Kosten wirklich anfallen, wenn Sie intern abfüllen, wann der Übergang zur Lohnabfüllung wirtschaftlich sinnvoll ist und welche Signale darauf hindeuten, dass Sie die Entscheidung zu lange aufgeschoben haben.
Make or Buy: Die Grundfrage hinter der Abfüllung
Die Make-or-Buy-Entscheidung ist eine der klassischen Fragen des Produktionsmanagements. Sie lautet im Kern: Ist es günstiger und strategisch sinnvoller, eine Leistung selbst zu erbringen oder einzukaufen? Für die Flüssigkeitsabfüllung ist diese Frage besonders relevant, weil der Betrieb eigener Abfüllanlagen mit erheblichem Kapital- und Personalaufwand verbunden ist.
Entscheidend ist dabei nicht nur der direkte Kostenvergleich. Es geht auch darum, welche Ressourcen intern gebunden werden und ob diese Ressourcen an anderer Stelle einen höheren Wert schaffen könnten. Unternehmen, die ihre Kernkompetenz nicht in der Abfüllung haben, aber trotzdem intern abfüllen, subventionieren damit häufig einen Prozess, der sie strategisch nichts bringt.
Die wahren Kosten der internen Abfüllung
Wer intern abfüllt, kennt oft nur die offensichtlichen Kosten: Maschinen, Wartung, Personal. Die vollständige Kostenbetrachtung fällt in der Praxis jedoch deutlich umfangreicher aus.
Investitionskosten und Kapitalbindung
Moderne Abfüllanlagen sind keine Kleininvestition. Je nach Automatisierungsgrad, Abfüllgeschwindigkeit und Produktanforderungen bewegen sich die Anschaffungskosten für professionelle Abfülltechnik schnell im sechs- bis siebenstelligen Bereich. Hinzu kommen Kosten für Reinräume, wenn regulierte Produkte wie Kosmetika oder Biozide abgefüllt werden sollen. Dieses Kapital ist langfristig gebunden und steht für andere Investitionen nicht zur Verfügung.
Fixe Personalkosten
Abfülllinien brauchen Personal. Das gilt für den laufenden Betrieb, aber auch für Rüstzeiten, Qualitätssicherung und Reinigung. Diese Kosten fallen unabhängig davon an, wie gut die Anlage ausgelastet ist. Bei schwankender Nachfrage oder saisonalen Produkten bedeutet das: Selbst in ruhigen Perioden laufen die Personalkosten weiter.
Wartung, Kalibrierung und Verschleiß
Abfüllanlagen müssen regelmäßig gewartet, kalibriert und bei Verschleiß repariert werden. Diese Kosten sind schwer planbar und werden in internen Kalkulationen häufig unterschätzt. Hinzu kommen Stillstandzeiten, die die Produktionskapazität reduzieren und im schlimmsten Fall Liefertermine gefährden.
Zertifizierungen und Compliance
Wer bestimmte Produkte selbst abfüllt, muss auch selbst für die notwendigen Zertifizierungen sorgen. ISO 9001:2015, C-GMP 22716 für Kosmetik, GHS-konforme Kennzeichnung, Biozid-Zulassungen: All das erfordert internes Know-how, regelmäßige Audits und Dokumentationsaufwand. Dieser Aufwand wird in der Kostenbetrachtung regelmäßig unterschätzt oder ganz vergessen.
Opportunitätskosten
Der am häufigsten übersehene Kostenfaktor: Was könnten Ihre Fachkräfte, Ihre Führungskapazität und Ihr Kapital leisten, wenn sie nicht in die Abfüllung fließen würden? Für Unternehmen, deren Kerngeschäft Produktentwicklung, Vertrieb oder Markenführung ist, ist die Abfüllung ein abgeleiteter Prozess, kein strategischer Vorteil.
Wann die Lohnabfüllung wirtschaftlich überlegen ist
Es gibt eine Reihe von Situationen, in denen das Auslagern der Abfüllung klar die bessere Entscheidung ist. Die folgenden Szenarien treten in der Praxis besonders häufig auf.
Wenn die Auslastung der eigenen Anlage unter 70 Prozent liegt
Eine eigene Abfüllanlage rechnet sich nur bei hoher und gleichmäßiger Auslastung. Liegt die tatsächliche Nutzung dauerhaft unter 70 Prozent, tragen Sie Fixkosten, die durch den laufenden Betrieb nicht gedeckt werden. Ein Lohnabfüller amortisiert seine Anlage über viele Auftraggeber und gibt diesen Kostenvorteil in Form niedrigerer Stückpreise weiter.
Wenn neue Produkte getestet werden sollen
Produktneueinführungen sind mit Unsicherheit verbunden. Niemand weiß vorab, ob ein neues Reinigungsmittel, ein Kosmetikprodukt oder ein technisches Fluid den erwarteten Absatz erreicht. Eine eigene Anlage für einen Launch zu kaufen oder umzurüsten ist ein erhebliches Risiko. Die Lohnabfüllung erlaubt es, Produkte in kleinen Chargen zu testen, ohne Kapital langfristig zu binden.
Wenn Kapazitätsengpässe die Lieferfähigkeit gefährden
Wächst die Nachfrage schneller als die eigene Kapazität, entsteht ein Problem. Entweder werden Aufträge abgelehnt, Liefertermine verzögert oder es wird überstürzt in neue Anlagen investiert. Die Lohnabfüllung ist hier ein flexibles Ventil: Sie können kurzfristig Kapazität zukaufen, ohne strategische Fehlinvestitionen zu riskieren.
Wenn regulatorische Anforderungen intern nicht abgedeckt sind
Soll ein Produkt abgefüllt werden, das besondere Zertifizierungen erfordert, zum Beispiel eine Reinraumabfüllung nach ISO-Klasse 7 oder 8, ist der Aufbau eigener Kapazitäten mit enormem Aufwand verbunden. Ein zertifizierter Lohnabfüller bringt diese Infrastruktur bereits mit. Für viele Unternehmen ist das der entscheidende Faktor.
Wenn das Unternehmen international skalieren will
Wer neue Märkte erschließt, braucht Flexibilität in der Produktionskette. Eigene Abfüllanlagen sind standortgebunden und skalieren schlecht. Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Lohnabfüller ermöglicht es, Volumen schnell anzupassen und auf veränderte Marktanforderungen zu reagieren, ohne die eigene Infrastruktur jedes Mal neu aufzubauen.
Ein einfaches Rechenbeispiel
Angenommen, ein mittelständisches Unternehmen füllt aktuell 200.000 Einheiten pro Jahr intern ab. Die eigene Anlage verursacht folgende Jahreskostenblöcke:
- Abschreibung der Anlage: 40.000 Euro
- Wartung und Reparatur: 12.000 Euro
- Anteiliges Personal (1,5 Stellen): 75.000 Euro
- Zertifizierungsaufwand und Compliance: 8.000 Euro
- Flächenkosten: 15.000 Euro
Gesamtkosten intern: 150.000 Euro pro Jahr, das entspricht 0,75 Euro pro Einheit.
Ein qualifizierter Lohnabfüller kann bei dieser Menge häufig Stückpreise zwischen 0,40 und 0,65 Euro anbieten, abhängig von Produkt, Gebindegröße und Komplexität. Das entspricht einer Kostenersparnis von bis zu 70.000 Euro pro Jahr, ohne die freigewordenen Personalkapazitäten und das nicht mehr gebundene Kapital einzurechnen.
Dieses Beispiel ist vereinfacht und die tatsächlichen Zahlen hängen von Ihrem spezifischen Produkt und Volumen ab. Es zeigt aber, warum eine ehrliche Vollkostenrechnung in vielen Fällen zugunsten der Lohnabfüllung ausgeht.
Typische Gegenargumente und wie sie wirklich einzuordnen sind
„Wir verlieren die Kontrolle über den Prozess.“
Dieses Argument hört man häufig. Es ist nachvollziehbar, aber in der Praxis weniger relevant als befürchtet. Ein zertifizierter Lohnabfüller arbeitet mit verbindlichen Qualitätsprotokollen, Chargendokumentation und regelmäßigen Auditmöglichkeiten. Viele Auftraggeber berichten, dass die Qualitätskontrolle beim Lohnabfüller strenger ist als in der eigenen Produktion, weil der Dienstleister wirtschaftlich von seiner Zertifizierung abhängig ist.
„Wir haben das immer schon intern gemacht.“
Kontinuität ist kein strategisches Argument. Wenn sich die Rahmenbedingungen geändert haben, zum Beispiel durch gestiegene Energiekosten, neue Regulatorik oder verändertes Nachfragevolumen, ist eine Neubewertung sinnvoll. Die Tatsache, dass etwas historisch intern gemacht wurde, ist kein Beweis dafür, dass es so bleiben sollte.
„Wir sind zu klein für einen Lohnabfüller.“
Das Gegenteil ist oft der Fall. Gerade für kleinere Unternehmen mit begrenzten Volumina ist die Lohnabfüllung häufig die einzige wirtschaftlich sinnvolle Option. Eigene Anlagen rechnen sich erst ab bestimmten Schwellenvolumina. Unterhalb dieser Schwelle ist die Lohnabfüllung fast immer günstiger.
Woran Sie erkennen, dass die Entscheidung überfällig ist
Es gibt konkrete Warnsignale, die darauf hindeuten, dass die interne Abfüllung das Unternehmen mehr kostet als sie bringt:
- Die Abfüllanlage steht mehr als 30 Prozent der Betriebszeit still.
- Qualitätsprobleme bei der Abfüllung führen regelmäßig zu Reklamationen oder Nacharbeit.
- Neue Produktideen werden nicht umgesetzt, weil die eigene Anlage nicht kompatibel ist.
- Der Aufwand für Wartung und Compliance bindet Führungskapazität, die anderswo fehlt.
- Aufträge mit kurzfristigen Lieferterminen können nicht zuverlässig bedient werden.
Wenn zwei oder mehr dieser Punkte auf Ihr Unternehmen zutreffen, lohnt sich eine strukturierte Analyse der Make-or-Buy-Frage.
So gehen Sie die Entscheidung strukturiert an
Eine fundierte Make-or-Buy-Entscheidung braucht mehr als ein Bauchgefühl. Gehen Sie in drei Schritten vor:
Schritt 1: Vollkostenrechnung erstellen. Erfassen Sie alle direkten und indirekten Kosten der internen Abfüllung vollständig. Dazu gehören Abschreibungen, Personal, Wartung, Compliance, Fläche und ein realistischer Ansatz für Opportunitätskosten.
Schritt 2: Vergleichsangebote einholen. Kontaktieren Sie zwei bis drei zertifizierte Lohnabfüller und schildern Sie Ihr Produkt und Ihre Volumina. Ein seriöser Dienstleister erstellt Ihnen ein konkretes Angebot, mit dem Sie rechnen können.
Schritt 3: Strategischen Fit prüfen. Fragen Sie sich, ob die Abfüllung zu den Kernkompetenzen gehört, die Sie langfristig intern halten wollen. Wenn die Antwort nein ist, gibt es keinen guten Grund, sie nicht auszulagern.
Fazit: Abfüllung auslagern schafft Spielraum für das Wesentliche
Die Entscheidung, die Abfüllung auszulagern, ist für viele Unternehmen keine Frage des Ob, sondern des Wann. Wer die tatsächlichen Kosten der internen Produktion kennt und vergleicht, kommt in den meisten Fällen zu einem klaren Ergebnis. Lohnabfüllung reduziert Kapitalbindung, schafft Flexibilität und gibt Ihnen die Möglichkeit, sich auf das zu konzentrieren, was Ihr Unternehmen wirklich voranbringt.
Erkol Fill ist ISO 9001:2015 und C-GMP 22716 zertifiziert und füllt Flüssigkeiten von der Kleinserie bis zur Großproduktion ab. Wenn Sie wissen möchten, was eine Zusammenarbeit für Ihr Unternehmen konkret bedeuten würde, sprechen Sie uns an. Wir rechnen gerne mit Ihnen.
