Wer ein Lastenheft erstellen will, beschreibt darin, was ein Lieferant liefern soll und unter welchen Bedingungen. Für die Lohnabfüllung ist das Dokument die Grundlage jeder Ausschreibung. Je vollständiger es ist, desto genauer fallen die Angebote aus und desto weniger Nachfragen entstehen. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, welche Angaben hineingehören und wie Sie typische Fehler vermeiden.
Kurz zusammengefasst
- Das Lastenheft beschreibt das Was, das Pflichtenheft des Lieferanten beschreibt das Wie.
- Für die Lohnabfüllung sind Produkt, Gebinde, Mengen, Qualität, Logistik und Termine die sechs Pflichtkapitel.
- Ein gutes Lastenheft umfasst für ein Abfüllprojekt meist drei bis acht Seiten.
Was ist ein Lastenheft?
Das Lastenheft formuliert die Anforderungen des Auftraggebers. Es legt fest, welches Ergebnis der Lieferant liefern muss, aber nicht, mit welchen Mitteln er das erreicht. Diese Antwort gibt der Lieferant im Pflichtenheft. Für die Lohnabfüllung heißt das zum Beispiel, dass Sie Füllmenge und Toleranz vorgeben, der Abfüller jedoch die passende Anlage wählt.
Warum Sie für die Lohnabfüllung ein Lastenheft erstellen sollten
Ohne Lastenheft vergleichen Sie Angebote, die auf unterschiedlichen Annahmen beruhen. Ein Anbieter rechnet mit beigestellten Flaschen, ein anderer kauft sie ein. Einer kalkuliert eine Schicht, der andere zwei. Mit einem Lastenheft stellen Sie dagegen sicher, dass alle Anbieter dieselbe Leistung anbieten. Außerdem dient das Dokument später als Grundlage für Vertrag und Qualitätssicherungsvereinbarung.
Diese sechs Kapitel gehören in das Lastenheft
1. Produkt
Beschreiben Sie das Füllgut mit Sicherheitsdatenblatt, Viskosität, Dichte, pH-Wert und Besonderheiten wie Schaumbildung oder Lichtempfindlichkeit. Geben Sie außerdem an, ob das Produkt als Gefahrstoff eingestuft ist.
2. Gebinde und Packmittel
Nennen Sie Flasche, Verschluss, Etikett und Umverpackung mit Maßen und Material. Legen Sie zudem fest, wer die Packmittel beschafft.
3. Mengen
Geben Sie die Stückzahl je Auftrag, den Jahresbedarf und die geplante Abrufhäufigkeit an. Eine realistische Prognose hilft dem Abfüller, Kapazität zu reservieren.
4. Qualität
Definieren Sie Füllmengentoleranz, Verschlussdrehmoment, Prüfumfang und geforderte Zertifikate. Bei Kosmetik gehört Kosmetik GMP nach DIN EN ISO 22716 dazu.
5. Logistik
Beschreiben Sie Anlieferung der Bulkware, Palettierung, Lagerung und Versand. Nennen Sie auch die Lieferadresse und die gewünschten Ladungsträger.
6. Termine
Legen Sie Starttermin, Lieferzeiten und mögliche Saisonspitzen fest.
Vorlage: Gliederung für Ihr Lastenheft
| Kapitel | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|
| Produkt | Art, Eigenschaften, Einstufung | Allzweckreiniger, 1.050 g/l, nicht schäumend |
| Gebinde | Flasche, Verschluss, Etikett | HDPE 1.000 ml, Klappscharnier, Rollenetikett |
| Mengen | Los, Jahresbedarf, Abrufe | 50.000 Stück je Los, 400.000 Stück im Jahr |
| Qualität | Toleranzen, Prüfungen, Zertifikate | ± 0,5 Prozent, Stichprobe je Stunde, ISO 9001 |
| Logistik | Anlieferung, Lager, Versand | IBC 1.000 l, Europalette, Lieferung ab Werk |
| Termine | Start, Lieferzeit, Saison | Start Kalenderwoche 10, Lieferung in 3 Wochen |
Typische Fehler beim Lastenheft
- Mengen werden zu optimistisch geschätzt, dadurch stimmt der Stückpreis später nicht.
- Die Verantwortung für Packmittel bleibt offen.
- Toleranzen fehlen, obwohl sie den Prüfaufwand bestimmen.
- Das Lastenheft enthält Lösungen statt Anforderungen und engt den Lieferanten unnötig ein.
Wie Erkol Fill mit Ihrem Lastenheft arbeitet
Die Erkol Fill GmbH in Solingen prüft Ihr Lastenheft Punkt für Punkt und antwortet mit einem Pflichtenheft, das Anlage, Prüfumfang und Ablauf beschreibt. Wir füllen flüssige und viskose Produkte von 10 ml bis 30 l ab, arbeiten nach DIN EN ISO 9001 sowie Kosmetik GMP und erreichen eine Füllgenauigkeit von ± 0,5 Prozent. Welche Faktoren den Preis bestimmen, lesen Sie im Beitrag Lohnabfüllung Kosten. Einen Überblick über unsere Arbeit gibt die Seite zur Lohnabfüllung.
Häufige Fragen zum Lastenheft
Wie lang sollte ein Lastenheft für die Lohnabfüllung sein?
Für ein Abfüllprojekt reichen meist drei bis acht Seiten. Entscheidend ist Vollständigkeit, nicht Umfang.
Brauche ich ein Lastenheft auch für kleine Aufträge?
Für Muster und Kleinserien genügt oft eine strukturierte Anfrage. Sobald Rahmenverträge oder Serienmengen geplant sind, lohnt sich ein vollständiges Lastenheft.
Wer erstellt das Pflichtenheft?
Der Lieferant. Er beschreibt darin, wie er die Anforderungen aus dem Lastenheft umsetzt.
Sie möchten Ihr Lastenheft mit uns abstimmen? Senden Sie uns den Entwurf, wir geben Ihnen Rückmeldung zu offenen Punkten.
