Eine Qualitätssicherungsvereinbarung, kurz QSV, ist ein Vertrag zwischen Auftraggeber und Lieferant, der die Verantwortung für Qualität genau verteilt. Sie regelt, wer was prüft, wie Abweichungen gemeldet werden und welche Nachweise der Lieferant führt. Bei der Lohnabfüllung ist die QSV für große Marken und Industriekunden Standard, denn sie ergänzt den Rahmenvertrag um die technischen Pflichten. Dieser Beitrag erklärt, was hineingehört.
Kurz zusammengefasst
- Die QSV legt Prüfpflichten, Dokumentation, Änderungsmanagement und den Umgang mit Reklamationen fest.
- Sie ersetzt die Wareneingangsprüfung des Kunden teilweise, weil der Lieferant die Prüfung dokumentiert übernimmt.
- Die Erkol Fill GmbH schließt Qualitätssicherungsvereinbarungen mit Kunden ab und führt die Chargendokumentation nach DIN EN ISO 9001.
Was ist eine Qualitätssicherungsvereinbarung?
Die Qualitätssicherungsvereinbarung ist ein eigenständiger Vertrag oder eine Anlage zum Liefervertrag. Sie beschreibt nicht das Produkt selbst, sondern die Prozesse, mit denen beide Seiten Qualität sichern. Rechtlich ist sie wichtig, weil das Handelsgesetzbuch dem Käufer eigentlich eine sofortige Prüfung der Ware vorschreibt. Mit der QSV vereinbaren Käufer und Lieferant, wie diese Prüfung verteilt wird. Dadurch sinkt der Aufwand auf beiden Seiten, ohne dass die Sicherheit leidet.
Warum Großkunden eine QSV verlangen
Bei großen Mengen kann der Kunde nicht jede Lieferung selbst prüfen. Er verlässt sich deshalb auf die Prüfungen des Lohnabfüllers. Das funktioniert nur, wenn vorher klar ist, welche Prüfungen stattfinden und wie sie dokumentiert werden. Außerdem verlangen Zertifizierungen und Kundenaudits den Nachweis, dass die Lieferkette geregelt ist. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag zum Lieferantenaudit.
Diese Inhalte gehören in die Qualitätssicherungsvereinbarung
| Abschnitt | Regelt |
|---|---|
| Geltungsbereich | Für welche Produkte und Standorte die QSV gilt |
| Qualitätsmanagement | Geforderte Zertifikate, Ansprechpartner, Auditrechte |
| Prüfplanung | Welche Merkmale der Lieferant prüft, in welcher Häufigkeit und mit welchen Methoden |
| Dokumentation | Chargenprotokolle, Prüfzeugnisse, Aufbewahrungsfristen |
| Rückstellmuster | Menge, Lagerung und Aufbewahrungsdauer je Charge |
| Änderungsmanagement | Meldepflicht bei Änderungen an Material, Prozess oder Standort |
| Reklamationen | Meldewege, Fristen, 8D-Report, Ersatzlieferung |
| Rückverfolgbarkeit | Chargennummer, Verknüpfung von Rohware und Fertigware |
| Haftung | Versicherungssummen, Abgrenzung bei beigestelltem Material |
Wer prüft was? Die Aufgabenteilung bei der Lohnabfüllung
Bei beigestellter Bulkware prüft der Kunde das Füllgut vor der Anlieferung und liefert ein Analysenzertifikat mit. Der Lohnabfüller prüft dagegen Wareneingang, Füllmenge, Verschluss, Etikettierung und Verpackung. Bei Packmitteln hängt die Zuständigkeit davon ab, wer sie beschafft. Diese Aufteilung sollte die Qualitätssicherungsvereinbarung in einer Prüfmatrix festhalten, damit keine Lücke entsteht.
Typische Prüfmerkmale in der Abfüllung
- Füllmenge nach Fertigpackungsverordnung mit Stichprobe je Zeitintervall
- Verschlussdrehmoment und Dichtheit
- Sitz, Lesbarkeit und Inhalt des Etiketts
- Chargennummer und Haltbarkeitsdatum
- Optische Kontrolle auf Verunreinigungen und Beschädigungen
- Vollständigkeit der Umverpackung
So setzt Erkol Fill die QSV um
Die Erkol Fill GmbH in Solingen arbeitet nach DIN EN ISO 9001:2015 und Kosmetik GMP nach DIN EN ISO 22716. Ein Qualitätsmanagementbeauftragter überwacht die Prüfungen und die Dokumentation. Jede Charge wird mit Füllgut, Packmitteln und Prüfergebnissen erfasst, sodass sich jede Lieferung zurückverfolgen lässt. Welche Rolle die Chargennummer dabei spielt, erklärt der Beitrag zur Chargennummer. Einen Überblick über unsere Leistungen gibt die Seite zur Lohnabfüllung.
Häufige Fragen zur Qualitätssicherungsvereinbarung
Ist eine QSV gesetzlich vorgeschrieben?
Nein. Sie ist freiwillig, aber in der Industrie üblich, weil sie die Prüfpflichten rechtssicher verteilt.
Wer stellt die Vorlage?
Meist der Auftraggeber, weil er die Anforderungen seiner Branche kennt. Der Lieferant prüft den Entwurf und schlägt Anpassungen vor.
Wie lange werden Chargenunterlagen aufbewahrt?
Das legt die QSV fest. Üblich sind mehrere Jahre, abhängig von Produktgruppe und Haltbarkeit.
Sie möchten eine Qualitätssicherungsvereinbarung mit uns abschließen? Sprechen Sie uns an, wir stimmen die Prüfmatrix gemeinsam mit Ihnen ab.
